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Associação de Fuzileiros

 

Regulamento Das Estruturas E Serviços Centrais E Regionais

Da Associação De Fuzileiros

 

REGUL. GERAL INTERNO    ESTATUTOS   REGULAMENTO ELEITORAL

 

Preâmbulo

 

Nos termos do n.º 3, do Art.º 21.º do Regulamento Geral Interno (RGI) aprovado por unanimidade e aclamação, em Assembleia-Geral que decorreu em 1de Maio de 2010 “compete à Direcção Nacional elaborar os regulamentos específicos necessários ao bom funcionamento das estruturas e serviços centrais e das delegações”.

Nos Artigos 10.º e 11.º, do mesmo RGI define-se a tipologia da organização descentralizada da Associação de Fuzileiros e no seu Artigo 12.º a natureza das delegações e, em boa parte, o seu funcionamento.

Com este Regulamento das Estruturas e Serviços Centrais e Regionais (RESCR) pretende-se contribuir para a organização de tais estruturas e para a uniformização e disciplina dos respectivos procedimentos protocolares, administrativos e contabilísticos, com vista aos indispensáveis controlos e auditorias de contas que possibilitem retomar as acções conducentes à obtenção do estatuto de utilidade pública.

As normas e os procedimentos que aqui se instituem aplicam-se aos Serviços Centrais e às Delegações, quer se refiram a umas ou a outras, com as respectivas adaptações, faces às especificidades.

Assim sendo:

 

Artigo Primeiro

Afectação dos Sócios a cada Delegação  

1. - O reconhecimento de sócio, da AFZ, como membro de determinada Delegação será da competência tácita ou expressa da Direcção Nacional quando o interessado:

a) – Manifeste, por escrito, o seu desejo de pertencer a essa delegação;

b) – Tenha referenciado na ficha de inscrição a delegação em que pretende integrar-se;

2. – A mudança de um sócio para qualquer outra delegação é sempre possível, sob proposta do sócio, das delegações e a anuência de ambos.

 

Artigo Segundo

Da Representação

 1. – As Delegações e as estruturas e Serviços Centrais têm apenas capacidade de representação dos seus interesses específicos nas suas áreas de influência e designadamente, ao nível das delegações, nas correspondentes zonas associativas;

2. – Os seus dirigentes, de acordo com as respectivas organizações internas, só terão competência para representar a Associação de Fuzileiros por delegação expressa da Direcção Nacional, ou verbal do seu Presidente ou do Vice-Presidente que o substitua nas faltas ou impedimentos;

3. – Porém, por razões de operacionalidade, poderão as Delegações corresponder-se, por carta ou por correio electrónico, com entidades externas à Associação de Fuzileiros, desde que de nível regional ou local, sempre com conhecimento da Direcção Nacional.

4. – Os contactos escritos ou verbais – tendo em vista, nomeadamente, convites para quaisquer eventos, acontecimentos ou cerimónias – com entidades de nível nacional – sejam ou não no interior da Marinha – serão sempre efectuados pela Direcção Nacional, por seu intermédio, ou por sua expressa delegação.

5. – À Divisão de Marinha e Protocolo, prevista no número 2, do artigo 5.º do RGI – quando efectivamente implementada – competirá cooperar com as Delegações na realização dos seus eventos e cerimónias regionais definindo o respectivo protocolo.

 

Artigo Terceiro

Da criação de Núcleos, no âmbito das Delegações

1. – Poderão constituir-se no âmbito das delegações, Núcleos de Fuzileiros, delas directamente dependentes, desde que sejam integrados por um mínimo de 15 (quinze) associados;

2. – Os procedimentos para a criação dos Núcleos são em tudo idênticos aos que se encontram regulamentados, no Art.º 12.º do Regulamento Geral Interno, para as Delegações sendo, embora, da competência das direcções das respectivas delegações que deverão submeter as suas decisões a ratificação da Direcção Nacional;

3. – A disciplina de organização dos núcleos poderá utilizar como paradigma a que se encontra regulamentada para as delegações – com as necessárias adaptações – sendo da competência das direcções das respectivas delegações decidir, com total autonomia, as normas a aplicar – face às especificidades locais – que se pretendem muito simples para agilizar e tornar operacional o seu funcionamento.

 

Artigo Quarto

Das quotizações e dos contributos solidários

1. – Tendo-se em vista manter e reincentivar o espírito solidário, apanágio dos fuzileiros, projectando-o nas estruturas organizacionais dos serviços centrais e das delegações – constituindo-se também “as reservas financeiras de solidariedade” para actos de carácter social e de assistência aos associados carenciados – estabelece-se o seguinte normativo:

a)   - Serão afectados a todas as delegações, institucionalmente reconhecidas, 35% (trinta e cinco por cento) do valor das quotas efectivamente recebidas na tesouraria nacional;

b)   - Do resultado de exploração anual de cada delegação – que se pretende positivo – reverterá a percentagem de 50% (cinquenta por cento) para a conta de exploração nacional;

c)   - Os valores resultantes da aplicação da alínea a) anterior serão transferidos da conta bancária da Associação de Fuzileiros (AFZ) pela tesouraria nacional, para as respectivas contas das delegações, nos trinta dias subsequentes à apresentação mensal de contas, pelas direcções das delegações, à Direcção Nacional;

d)   - Os valores resultantes da aplicação da alínea b) anterior serão retidos pela tesouraria nacional na conta da AFZ após o apuramento dos resultados de exploração das respectivas delegações;

e)   - Em circunstâncias excepcionais, devidamente fundamentadas, a Direcção Nacional poderá conceder subsídios não reembolsáveis ou empréstimos para acorrer a situações específicas ou financiar actividades que não sejam de rotina, fixando as respectivas condições de utilização dos recursos concedidos.

 

Artigo Quinto

Dos Procedimentos no âmbito da Contabilidade e Tesouraria

1. – São desde já criados ou adotados os seguintes “diários” com as correspondentes referências:

a)   - 01 – Cobranças – Quotas; Donativos; Vendas; Receitas várias;

b)   - 02 – Pagamentos e aquisições a dinheiro (“a contado”);

c)   - 03 – Compras – aquisições a crédito;

d)   - 05 – Operações diversas;

e)   - 07 – Apuramento do IVA;

f)   - 08 – Operações de reabertura de contas do exercício;

2. – É a seguinte a estrutura do código dos documentos contabilísticos:

«XX.YY.ZZ» – em que: XX é o código do diário; YY é a referência ao mês ou ao trimestre; e ZZ é a sequência numérica;

3. – Código de contas:

3.1. – Nos termos do disposto nos Artigos 44.º e 45.º do CIVA e demais legislação aplicável ao sector de actividade associativa será utilizado o “Sistema de Normalização Contabilística” (SNC) comummente conhecido por “Contabilidade Geral ou Contabilidade Financeira” no qual deve evidenciar-se, tanto o montante do imposto liquidado ou dedutível (pelas respectivas taxas) como a base que originou o respectivo cálculo daquele imposto e, também, os montantes isentos e os que não conferem o direito à dedução;

3.2. – Tendo em vista a organização dos Serviços Centrais de Contabilidade Geral e Analítica e de Tesouraria e sendo indispensável criar as condições para o apuramento da despesa (ou custo) e do rédito (ou proveito) de cada Delegação, é instituído um “Plano de Contas” da classe nove – as chamadas – por cada um dos Serviços e das Delegações.

3.3. – Assim sendo, em todos os documentos com relevância contabilística deverão evidenciar-se os elementos de custo/proveito, a saber:

a)   - O destino e a natureza dos materiais e serviços adquiridos;

b)   - A proveniência dos proveitos, nomeadamente, dos eventos, donativos, rifas, quaisquer vendas, sorteios de artigos, etc., etc.

4. – No que concerne a “aquisições de bens e serviços” serão adoptados, ainda, os seguintes procedimentos:

4.1. – Artigos para venda:

a)   - O artigos para venda serão, na medida do possível, uniformizados no espaço de intervenção da AFZ e, designadamente ao nível das Delegações sendo que o fornecimento de artigos/produtos às Delegações e respectivo controlo passará, preferencialmente, pelo «Grupo de Trabalho para a Gestão da “Loja”» (GTGL) da AFZ para o efeito já criado, ou por outra qualquer estrutura que, eventualmente, o substitua ou apoie (Grupos de Trabalho ou Grupos de Acção) mas sempre sob a coordenação e responsabilidade última do Secretário Nacional;

b)   - Cada uma das Delegações deverá propor, ao GTGL, a criação e as aquisições dos artigos ou produtos com características específicas locais ou regionais a serem comercializados nos eventos, nacionais, regionais ou locais, e nas respectivas sedes;

c)   - O processo de compra (“a encomenda”) deve ser sempre proposto pelo GTGL à Direcção Nacional, que o apreciará com vista à respectiva decisão;

d)   - Quem proceda à recepção de quaisquer artigos/produtos/materiais deverá rubricar as respectivas “factura”, “guia de transporte” ou “guia de remessa” devendo o documento evidenciar o destino - armazém, delegação, evento ou encontro;

e)   - O procedimento considerado na alínea d), anterior deverá, também, ser adoptado com as facturas de prestações de serviços;

f)   - Os serviços administrativos poderão/deverão recusar a recepção dos documentos referenciados nas alíneas d) e e) que não reúnam as condições estabelecidas;

4.2. - Outros Bens e Serviços:

a)   - No que respeita a “outros bens e serviços” caberá ao Grupo de Acção (GA) para o efeito constituído, (v.g. grupos de acção para eventos nacionais anuais, dia do fuzileiro, jantar de Natal, etc.) apresentar as respectivas propostas à Direcção Nacional para aprovação sendo que a responsabilidade do controlo administrativo caberá ao Secretário Nacional;

b)   - Quando se trate de uma Delegação desenvolver eventos no âmbito regional/local, análogos aos referenciados na alínea b), anterior, caberá à Direcção da Delegação prestar as contas e as informações que se considerem necessárias e suficientes à “contabilização e consolidação das contas agregadas” da AFZ;

5. – São as seguintes as normas de “controlo da documentação de carácter contabilístico” recebida pelos serviços administrativo, a nível central e regional (delegações):

5.1. - Facturas de Fornecedores /Compras a crédito:

a)   - Registo de entrada na folha de “Registo de Facturas e Documentos Equivalentes” conforme modelo adoptado, sendo este procedimento, em princípio, exclusivo para os Serviços da Sede Nacional devendo as delegações optar, preferencialmente, pelas aquisições a dinheiro, (“a contado”) e registar todos os movimentos na folha de caixa da “e)”.

b)  - Após recolha das assinaturas de conferência deve arquivar-se na pasta de “Pendentes de Pagamento” uma cópia do documento, sendo o original entregue no Serviço de Contabilidade, preferencialmente, todos os meses ou, não sendo possível, trimestralmente, para processamento contabilístico;

c)   - No prazo de pagamento deverá elaborar-se o respectivo processo, com base na cópia da factura (ou documento equivalente), a que deve ser junta cópia do meio de pagamento que, depois de autorizado será registado, o conjunto, na folha “pagamentos e transferências para terceiros”, conforme modelo adoptado.

d)   - Se o pagamento do bem ou serviço for efectuado “no momento” (equivalendo a uma compra “a contado”) registar-se-á na folha de “pagamentos e transferências para terceiros” ou na “folha de caixa”, conforme modelos adoptados.

5.2. – As compras a dinheiro (“a contado) e os pequenos pagamentos diversos (v.g. Conservatórias, Repartições de Finanças, CTT, etc.) ou com origem em documentos internos poderão ser efectuados através das “pequenas caixas” existentes na Sede Nacional ou nas Delegações preferencialmente de fundo fixo, cujos quantitativos devem ser, expressamente, autorizados pela Direcção Nacional, ou ainda por cheque, dependendo apenas do montante e da oportunidade, efectuando-se os registos, respectivamente, na “folha de caixa” ou “na folha de pagamentos e transferências para terceiros” do respectivo Banco, sendo os conjuntos de documentos, posteriormente, remetidos ao Serviço de Contabilidade;

5.3 Recebimentos – Depósitos e Transferências

a)   - Os documentos que se referem a este número são folhas, conforme modelo adoptado, que se destinam ao registo dos fluxos financeiros activos gerados (v.g. depósitos, transferências entre contas de depósitos à ordem, financiamentos obtidos e quaisquer outras entregas, a qualquer titulo);

b)   - No caso de recebimento de quotas deve ser entregue o total da recolha com a identificação dos sócios utilizando o modelo de mapa “controlo de quotas”, já em uso, para registo e emissão de recibo definitivo pela Associação;

6. – Estas normas procedimentais aplicam-se às delegações obrigando-se estas a enviar, regularmente, toda a documentação com relevância contabilística e fiscal para a Sede Nacional, onde serão efectuadas a consolidação de todos os movimentos e das contas;

7. – Os Serviços Nacionais, designadamente, através do Serviço de Contabilidade prestarão, nomeadamente, às delegações todos os esclarecimentos necessários, á boa e atempada execução destes procedimentos;

8. – Para suporte de toda esta informação são utilizados os seguintes impressos/mapas que são anexos a este Regulamento e dele farão parte integrante:

a)   - Registo de facturas e documentos equivalentes;

b)   - Registo de pagamentos e transferências para terceiros;

c)   - Registo de recebimentos e transferências a favor da Associação;

d)   - Folha de Caixa;

e)   - Folha de controlo de quotas;

f)   - Relatório de viagem;

g)   - Folha de vendas de existências

9. – Estes impressos/mapas poderão ser adaptados às especificidades e necessidades de cada Delegação devendo para tal ser ouvido o Tesoureiro Nacional.

 

Artigo Sexto

Revisões e Actualizações

O presente Regulamento (RSCR) poderá/deverá ser revisto, alterado ou tacitamente confirmado – por propostas dos Serviços Centrais ou das Delegações – no decurso de um ano de procura da sua implementação, sem prejuízo de entrar em vigor após aprovação formal da Direcção Nacional ou da sua notificação aos destinatários.

Barreiro, aos 20 dias de Janeiro de 2011.

 
Ver Mapas

Registo de facturas e documentos equivalentes

Registo de pagamentos e transferências para terceiros

Registo de recebimentos e transferências a favor da Associação

Folha de controlo de quotas

Relatório de viagem

Folha de vendas de existências